Een Larp spel managen als een project
Het organiseren van een Larp evenement kan gezien worden als het managen van een project. Elk evenement is uniek, maar over de wijze waarop een Larp spel wordt georganiseerd, kan wel iets algemeens worden verteld. Op deze wijze hoeft niet telkens het wiel opnieuw te worden uitgevonden. Daarnaast kan worden geleerd van ervaringen en lessen uit het verleden en kunnen fouten die anderen maakten worden voorkomen.
Er zijn verschillende projectmanagementmethoden zoals Prince2. Maar deze methode is vrij formeel. Hier wordt een methode voorgesteld die gebaseerd is op eigen ervaringen en waarbij de belangrijkste aandachtsgebieden de revue passeren. Er wordt uitgegaan van de eerste keer organiseren van een Larp evenement. Sommige onderdelen kunnen voor het organiseren van een vervolg uit een cyclus worden overgeslagen. Voor het organiseren van een kort spel is het niet echt nodig om alle onderdelen van projectmanagement te volgen.
Projectfasen
Het Larp project bestaat uit de volgende hoofdfasen:
- Voorbereiding Vanaf het eerste gedeelde idee tot het moment van opbouwen van het evenement;
- Uitvoering Van opbouw tot en met de afbouw van het evenement;
- Afronding Van opruimen tot en met financiële afronding.
Elke fase wordt afgerond met concrete producten, zoals spelregelsysteem, projectplan of geïnformeerde figuranten.
De Voorbereidingsfase kan op haar beurt weer worden onderverdeeld in:
- Opstart Beschrijving van het concept en het gevormde kernteam;
- Organisatie en planning Projectplan met budget en promotiestrategie, haalbaarheidsstudie, werkafspraken en detailplanning project (wanneer is wat af en door wie);
- Tijd Uit Productie Gereserveerde locatie, georganiseerde catering, ingepakte vervaardigde en verzamelde kostuums, props en aankleding, uitgevoerde promotieactiviteiten, ingeschreven deelnemers, ontvangen gelden, planning uitvoeringsfase, etc.;
- Tijd In Productie Spelwereld, Spelsysteem, Scenario, vervaardigde plotprops en speldocumenten, georganiseerde figurantendag, geïnformeerde figuranten, plotplanning, etc.
De Uitvoeringsfase kan worden opgedeeld in drie onderdelen:
- Opbouw Spullen vervoerd van de opslag naar de locatie, ingericht spel(leiding)lokaal, opgebouwde aankleding, incheck gereed voor ontvangst deelnemers;
- Uitvoering Geslaagd (en geëvalueerd) spel en genoten catering;
- Afbouw Uitgecheckte deelnemers, schone locatie, spullen vervoerd naar de opslag.
De Afrondingsfase bestaat uit:
- Opruimen Opgeruimde opslag, bijgewerkte administratie;
- Evalueren Leerpunten genoteerd in een Post Mortem en successen gevierd;
- Decharge Verantwoording van het resultaat, afronding.
Zorg voor go/no go momenten in het traject. De meest voorkomende beslissingsmomenten om met het project door te gaan zijn:
- Einde opstartfase (Pitch);
- Einde Organisatie en planningsfase (Projectplan);
- Einde Organisatie en planningsfase (Bemensing);
- Einde optie termijn locatie vs. deelnemersaantallen;
- IJkpunten in de tijd vs. deelnemersaantallen.
Als te weinig mensen warm lopen voor de pitch, uit het projectplan blijkt dat het evenement niet haalbaar is, het projectteam te klein is voor de hoeveelheid werk, het budget bij lange na niet gehaald gaat worden wat betreft deelnemersaantallen en de financiële schade nog relatief klein is, dan is het verstandig niet door te gaan met het project. Wees reëel en kies voor de No Go. In alle andere gevallen: ga ervoor!
Een voorbeeld van een project met een duidelijk Go/No Go moment was Dans der Dageraad. De organisatie had als ondergrens voor het Go moment gesteld: honderd betalende deelnemers tenminste een maand voor aanvang van het spel. Met achtentachtig betalende deelnemers was het eigenlijk No Go. De organisatieleden hebben elkaar diep in de ogen gekeken en het eventuele verlies van het project geaccepteerd. Het pakte goed uit: een succesvol en inspirerend evenement dat uiteindelijk quitte heeft gespeeld.
Een voorbeeld van een project dat misschien beter een No Go beslissing had moeten nemen, is Dragonbane (Koljonen, Kuustie, & Multamki, 2008). Dit megaproject uit 2006 heeft uiteindelijk een verlies geleden van maar liefst vijfentachtigduizend euro! Daarnaast waren de voorbereidingen nog lang niet klaar toen de eerste deelnemers op het spelterrein verschenen. Er is door iedereen op de eerste speeldag nog verder gebouwd aan dorpen, tentenkampen en een draak. Een groep moest zelfs nog de tweede speeldag opofferen om in gereedheid te komen. Voor veel spelers was Dragonbane een bijzondere ervaring, maar de evaluatie wees uit dat de organisatie hun ambitie veel verder naar beneden had moeten bijstellen. Vanwege de verleende subsidies was de organisatie financieel gezien genoodzaakt door te zetten. Maar alle seinen stonden eigenlijk op rood.
Producten van de voorbereidingsfase
Zet zaken op papier. Dit voorkomt dat het verhaal telkens anders wordt, en dat zaken worden vergeten als alles uit het hoofd wordt gedaan en alles mondeling wordt gecommuniceerd.
In de pitch wordt het concept, wat er bereikt wil worden, de doelgroep, het type evenement, en de duur van het evenement toegelicht. Dit verkoopverhaal van maximaal twee A-4tjes moet potentiële deelnemers en de potentiële organisatie enthousiast maken. Er moet iets bijzonders in het concept zitten dat het uniek maakt: het onderscheidend vermogen in vergelijking tot de directe concurrenten (andere Larp organisaties of vrijetijdsbesteding) of tot wat al eerder is gedaan.
Na het verzamelen van de reacties, en het uitnodigen van potentiële organisatieleden, is het tijd voor de kick off waarbij de pitch aan hen wordt toegelicht. Aan het einde zijn de wensen van de projectteamleden geïnventariseerd, en worden concrete afspraken gemaakt over de te leveren bijdrage door eenieder in het vervolg van het traject. De initiatiefnemer wordt doorgaans ook tot de projectleider gebombardeerd. De vraag is of dit verstandig is, daar de kwaliteiten van een projectleider niet alleen bestaan uit initiëren, maar ook uit organiseren en delegeren. Als iemand anders de rol van projectleider op zich neemt, dan is het verstandig de initiator een plek te geven in de promotie van het evenement. Zij heeft tenslotte het concept weten te verkopen aan het kernteam!
De projectleider start met het schrijven van het projectplan, bij voorkeur geholpen door leden van het kernteam. Neem in het projectplan de volgende onderwerpen op:
- Indien het project voor een vereniging of iemand anders wordt uitgevoerd, beschrijf de opdracht, geef aan wie opdrachtgever en wie de opdrachtnemer zijn (dat laatste is vaak de projectleider zelf). En hoe communicatie plaatsvindt met, en verantwoording wordt afgelegd, aan de opdrachtgever;
- De 5 P's uit de Marketing Mix (De 5 P's van een Larp spel) waarin de zaken van de pitch en de kick off zijn verwerkt;
- De begroting (onderdeel van de prijsbepaling uit De 5 P's van een Larp spel). Beoordeel de begroting op haalbaarheid met behulp van werkelijke offertes en ten aanzien van prijs en het deelnemersaantal. Zet een minimum aantal deelnemers in de tijd als go/no go moment;
- Het projectteam: welke rollen zijn er, wat is de verantwoordelijk voor elke rol, wie bezet welke rol, en hoe wordt er gecommuniceerd binnen het team? Welke werkafspraken bestaan er tussen de teamleden, zoals het nakomen van afspraken?
- Denk na over derden: welke type leveranciers zijn er nodig, en wat willen overheden van het evenement (vergunningen, subsidiemogelijkheden);
- De projectplanning: welke fasen zijn er te onderscheiden met welke go/no go momenten? Welke producten moeten er worden opgeleverd? Wanneer worden deze opgeleverd en door wie? Plan terug vanaf de eerste dag van de opbouw van het evenement tot het heden. Vergeet ook niet om de activiteiten van de afronding te plannen. De detailplanning van het evenement zelf volgt later in het proces. Beoordeel de planning op haalbaarheid. Is er een groter team nodig, of moeten de ambities naar beneden worden bijgesteld? Wat zijn de gevolgen hiervan voor de aantrekkingskracht van het evenement en de benodigd aantal deelnemers?
Zowel de eventuele opdrachtgever (bijvoorbeeld het bestuur van een stichting) als de leden van het kernteam, dienen hun akkoord te geven aan het projectplan en geven daarmee hun toewijding aan. Laat twijfelaars van boord gaan, en probeer op een later moment in het traject hen weer mee te laten werken aan het evenement.
Tijd-in gerelateerde producten die moeten worden opgeleverd voor aanvang van de uitvoeringsfasen zijn:
- Document/website met het Spelsysteem. Een onderdeel hiervan is een economisch stelsel (Voorbeeld economisch stelsel);
- Document/website met de Spelwereldbeschrijving;
- Document met het Scenario. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de sjablonen uit Plotformulier. Het scenario kan ook bestaan uit rollen voor elke figurant en of voor elke deelnemer (Eigenschappen personage en Archetypen);
- Document met workshopoefeningen (Pre-game workshop oefeningen en Post-game workshop, Personagecreatie workshop en Personagecreatie masterclass);
- Papieren documenten met aanwijzingen (Plotprops);
- Kostuum- en aankledingplan;
- Stuklijsten voor plotprops, aankleding en kostuums;
- Boodschappenlijsten voor aanschaf plotprops, aankleding, en kostuums;
- Speladministratie (Administreren kun je leren) met eventueel spelersenveloppen met rollen, binnenspelse bezittingen, en plotpaperassen;
- Instructie voor de spelleiding (De rol van de spelleider);
- Georganiseerde figurantendag en geïnformeerde figuranten.
Alle documenten tezamen kunnen worden gebundeld in de Algemene voorwaarden deelname Larp evenement in het draaiboek (door sommige organisaties ook wel de Games Operation Manual, de GOM genaamd).
Tijd-uit gerelateerde producten die moeten zijn opgeleverd voor aanvang van de uitvoeringsfase zijn:
- Document voor de overdracht van auteursrechten van de projectteam leden naar de organisatie;
- Document met algemene voorwaarden (Algemene voorwaarden deelname Larp evenement );
- Diverse administraties, zoals Deelnemersadministratie, Evenementadministratie, Boekhouding en budgettering ( Administreren kun je leren), declaratieformulieren, en een kleine kas;
- Promotiemateriaal en bijeenkomsten (Promotie);
- Stuklijsten voor schoonmaakmiddelen (waaronder vuilniszakken en toiletpapier), communicatiemiddelen (portofoons), computerapparatuur, kledingrekken etc.;
- Lijst van wensen en eisen locatie, locatie reservering, en contract ( Maak goede afspraken met een locatie);
- Wensenlijst catering, inkooplijst, en eventueel bemensing van keuken en bar;
- Vervoerplan voor spullen en mensen naar en van de locatie;
- Verzekeringen en vergunningen;
- Opbouw, afbouw, en corvee planning met namen;
- Spelersgids met alle praktische zaken;
- Tevreden projectteam medewerkers.
Een goede voorbereiding is het halve werk, zo luidt het gezegde. Er kan worden gesteld dat een goede voorbereiding wel 80% van het project vormt. En een goede voorbereiding betaalt zich dubbel en dwars terug tijdens de uitvoering.
Producten van de uitvoeringsfase
Als de voorbereiding goed is afgerond, neemt het plezier voor de organisatie in veelvoud toe gedurende de uitvoeringsfase. Tijdens een evenement improviseren kost relatief veel tijd. Als die improvisatie nodig is voor zaken die van tevoren hadden kunnen worden geregeld, dan worden de werkzaamheden vaak als vervelend ervaren. Inspanningen voor onvoorziene zaken horen er nu eenmaal bij. En hoe meer er is voorzien, des te minder er geïmproviseerd hoeft te worden. Hierdoor kan de focus van de organisatie blijven liggen op de uitvoering van het spel. Daaruit wordt doorgaans de lol gehaald.
Het doel van de opbouw is om op tijd, dus voordat het spel begint, alles volgens het opbouwplan gereed te hebben. Het klinkt als een open deur, maar in de praktijk valt het vaak niet mee om de deadline te halen. Een belangrijke oorzaak is dat er te weinig mensen op de hoogte zijn van wat precies de bedoeling is van de deelresultaten van de opbouw, met name in de hoe-categorie. Wat er moet gebeuren is meestal wel duidelijk, maar het ontbreekt aan het beeld van het eindresultaat zoals de organisatie die zich heeft voorgesteld.
Concreet voorbeeld hierbij is het delegeren van de inrichting van de herberg. De juiste kratten staan klaar en er zijn een paar mensen aangewezen om de herberg in te richten. Niemand van de organisatie is beschikbaar om uit te leggen hoe het eindplaatje eruit moet komen te zien, en met welke spullen uit de kratten dat moet worden bereikt. Meestal wordt het dan overgelaten aan de meest initiatiefrijke dame of heer. Maar als die ontbreekt, blijkt vlak voor de aanvang van het spel dat zaken niet gedaan zijn. Besteed dus tijd aan de overdracht van de beelden van de organisatie (schriftelijk of mondeling). Let op dat de informatie niet bij te weinig mensen ligt, want dan ontstaat het probleem dat er onvoldoende tijd is in de opbouwfase voor de mondelinge overdracht door die enkelingen.
Aan het einde van het spel vormen genoten spel, gecontroleerde inschrijvingen, kastransacties, afval, en statiegeldkratten de producten van de uitvoeringsfase.
In de afbouwfase zijn ingevulde enquêtes, verrekende barkaarten, opgeruimde locatie, en een ingepakte bus of vrachtwagen het resultaat. Het in de voorbereiding opgestelde afbouwplan, de inzet van alle deelnemers, en een duidelijke opruimcoödinatie, maken dat de afbouwtijd doorgaans korter is dan de tijd die nodig is om alles op te bouwen. Ook is hier in mindere mate weliswaar sprake van een onduidelijkheid in de hoe-sfeer. Doordat onbekend is bij de opruimers hoe alles moet worden opgeborgen in welke kratten, levert dit extra werk op bij het opruimen van de opslag in de afrondingsfase. Als er meer begeleiding aanwezig is, en er duidelijke etiketten op kratten e.d. zitten, dan kan ervoor gezorgd worden dat het opruimen eenvoudiger wordt. Daarnaast is het belangrijk om de deelnemers aan het werk te houden, zodat ook zij snel naar huis kunnen! Delegeren is in dit geval cruciaal.
Producten van de afrondingsfase
Het opruimen van opslagplaatsen en opruimen van administraties zijn de minst leuke klussen. Het probleem van deze werkzaamheden is dat hoe langer ze na het evenement plaatsvinden, hoe vervelender ze worden ervaren. Stel een deadline vlak na het evenement, dan is er nog voldoende om over na te praten door degene die de klus moeten klaren. Zorg ervoor dat voorafgaand aan het evenement de opruimers zijn geregeld! Als na afloop nog moet worden gezocht, is de kans groot dat bestuursleden en projectleiding zelf staan te scheppen.
Het verwerken van de financiële administratie is de belangrijkste taak in de afrondingsfase. Kasverschillen en verloren gegane declaraties dienen te worden voorkomen. Ook wordt het nu duidelijk of de begroting/het budget is gehaald. De opdrachtgever zal benieuwd zijn naar de redenen waarom er verschillen zijn opgetreden, en hoe dat voor een volgende keer kan worden voorkomen. Meestal is de kritiek mild als er sprake is van een batig saldo.
De Post Mortem is een beschouwing van het evenement door de organisatie, met als doel om de ervaringen vast te leggen en anderen om ervan te laten leren (88. Hoe de vluchtigheid van Larp tegen te gaan). Gebruik de notulen van de evaluatiebijeenkomst(en) en enquêtegegevens als bron voor het document. Deel de informatie via de eigen site en bijvoorbeeld via het Dutch Larp Platform.
Overige aandachtspunten
De interne communicatie tijdens het project is vaak een uitdaging. Bereid vergaderingen goed voor, werk met een agenda, en zorg dat iemand de rol van voorzitter heeft die op het proces en de agenda let. Focus tijdens de projectteamvergadering op voortgang met behulp van de actie-/issue-/besluitenlijst (inclusief herplannen en herbegroten), afstemmen, en het oplossen van problemen. Geef huiswerk mee, en laat een korte voortgangsrapportage (kan bestaan uit twee zinnen in een e-mail) voorafgaan aan de volgende vergadering. Organiseer aparte brainstorm sessies buiten projectvergaderingen om. Dan is meteen het doel van de bijeenkomst duidelijk.
Het gebruik van online meetingsoftware helpt bij het organiseren: het voorkomt onnodig gereis, en de projectmedewerkers hebben meer momenten waarop ze beschikbaar zijn voor overleg.
Zorg voor een actie-/issue-/besluitenlijst waar iedereen bij kan, en zijn of haar op- en aanmerkingen bij kan plaatsen. Naast een deelbaar Excel bestand is www.asana.com beschikbaar als gratis cloud-planningstool.
Zorg ook voor een gedeelde documentenfolder in Google Drive, Dropbox, iCloud, of Office 365. Voorkom het over en weer sturen van documenten, met het risico dat iemand doorwerkt in de verkeerde versie van het document. Zorg dat wekelijks een backup van die documenten worden gemaakt, mocht iemand per ongeluk een document verwijderen of een document iets te flink verbouwen.
Projectmanagement kent ook nog zaken als stakeholders management (het betrekken van alle belanghebbenden van het project), en risicomanagement (het voorkomen van fouten die tijd en geld kunnen kosten, waardoor het projectresultaat niet op tijd of binnen budget wordt gehaald). Probeer hier aandacht voor te houden, en op een eigen manier invulling aan te geven.
Daarnaast blijft het een kunst om de projectmedewerkers te motiveren en gemotiveerd te houden gedurende het hele traject (zie het punt Personeel van inzicht 85. De 5 P's van een Larp spel). Hou aandacht voor elkaar, sta af en toe stil bij hoe de samenwerking verloopt, en vraag aan elkaar of het nog gaat en of er nog steeds met plezier aan het evenement wordt gewerkt voordat er weer in het project en de inhoud wordt gedoken. Neem signalen serieus, probeer werk opnieuw te verdelen, vind extra mensen, of stel ambities bij. En tot slot: vier met elkaar het succes!